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Evita problemas con una buena gestión documental

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¿Qué sientes cada vez que recibes una notificación de Hacienda? Cada uno sabrá, pero a mí me hace más bien poca gracias, cuando aparece. Porque nunca sabes por dónde te van a salir…

Y es que en ocasiones, incluso la cosa no va directamente contigo, pero te afecta.

Por eso, en este artículo quiero que veamos a partir de algunos casos prácticos qué tan preparado está tu negocio, en el área de la gestión documental.

Valora qué podría ocurrir, si fueras tú quien se encontrara en alguna de las situaciones que te voy a compartir. Y después reflexiona sobre los próximos pasos para poner a punto tu gestión documental.

Sé que no es la parte más sexy de un negocio, pero puede obrar milagros en tu día a día.

Desde optimizar tus tareas para hacer cualquier cosa más rápido. Por ejemplo, creando plantillas para documentos que utilizas a menudo, o definiendo un sistema de organización de carpetas que te permita encontrar cualquier documento que necesites en cuestión de segundos.

Hasta cubrirte las espaldas digitalizando tus documentos para evitar problemas “mayores”, cuando recibes un requerimiento oficial.

¡Abran sus apuestas! Antes de seguir leyendo, ¿crees que tu gestión documental pasará la prueba?

“Houston, tenemos un problema en tus cuentas”

¿Sabes lo primero que hace Hacienda cuando detecta un posible error en las cuentas de una empresa? Te pide toda la documentación.

Hasta ahí, no debería haber problema, porque en principio todo el mundo guarda las facturas, ¿verdad? Pues deberías, porque ya seas empresa o autónomo, Hacienda puede requerir facturas tuyas de ejercicios anteriores.

Con la de ingresos parece que hay menos problema, porque como que todos lo tenemos más claro. Pero cuadrar las de gastos puede ser un verdadero quebradero de cabeza, si no se hace a tiempo.

Quizás no lo veas como un ‘gran’ problema. Porque, si piensas en la declaración trimestral, la diferencia entre una buena gestión documental que te ayude a tener tu negocio en orden y no tenerlo, sólo te suponga unas horas más o menos preparando tus impuestos.

También te diré que con lo que valoro mi tiempo, ya me parece una razón de peso para organizarme mejor. Pero… puede que haya personas que no noten la diferencia.

Sin embargo, hace poco uno de los clientes del despacho recibió un requerimiento, donde le pedían TODAS las facturas del 2018. 

En este caso, sacamos los libros contables, una relación de las facturas y empezamos a cotejar los documentos. Los sudores llegaron cuando algunas de las entradas de los libros, no había manera de casarlas con los documentos, porque simplemente no los encontraban.

Por no hacer el cuento muy largo, te diré que el resultado final fue el pago de 20 mil euros, porque hubo facturas que no se pudieron recuperar. Entonces, Hacienda corrigió los números y hubo que pagar el desajuste.

Cuando gestiones tu documentación nunca lo hagas a medias

A veces, aunque creemos que lo tenemos todo bastante controlado, se nos escapan los detalles. El caso que te voy a contar ahora me ocurrió a mí.

Desde Hacienda me reclamaron una relación de ingresos con su justificante para saber de dónde procedía el ingreso. ¡Horror!

En ese momento, mi gestión documental contemplaba, por un lado las facturas, pero no tenía registro de los justificantes. 

Fueron demasiadas horas las que pasé tratando de encontrarlos todos y cada uno. Y aprendí la lección.

Si ahora mismo a ti también te falla esta parte en tu gestión documental, quédate con la siguiente solución que a mí me funciona. En el despacho, se guardan en el mismo archivo las facturas con el recibo de cobro de las mismas, para poder justificar siempre de dónde viene cada ingreso.

No es tu gestión documental la que está mal… Pero te afecta

Otro de nuestros clientes se encontró con la siguiente situación. Si como autónomo incluyes en tus facturas la retención del IRPF, la otra persona debe declarar en el modelo 111 las retenciones practicadas.

Pero, ¿qué ocurre si hay algún error? Es justo lo que ocurrió en este caso. Hacienda solicitó a la persona en cuestión su documentación y para cotejarla le solicitó a nuestro cliente también la suya.

Como ves, ya puedes hacerlo todo bien, que aún así el sobresalto no te lo quita nadie, ¿no crees?

Pues bien, vuelve a gastar más tiempo, recursos y energía en resolver un caso que indirectamente te ha acabado afectando.

Nadie está libre de encontrarse en situaciones más serias como éstas. Y digo serias porque ya hablamos de que podría haber dinero de por medio.

Por eso, merece (y mucho) la pena hacer los “deberes” a tiempo.

Rompe con 3 ideas sobre la gestión documental que NO te ayudan

1 – La gestión documental NO tiene que ver con el tamaño de tu empresa

Te puede parecer que esto tiene más relevancia si la empresa es mediana o grande. Pero, si trabajas solo, ya bastante tienes como para preocuparte. 

En realidad, te equivocas. Es sencillamente una cuestión de hábitos, de formas de trabajar. Si siendo pequeño (tú solo) no te organizas, ni eres ordenado en tu gestión, difícilmente mejorará la situación cuando el negocio crezca. Seguramente irá a peor.

Por otro lado, ya sea que tengas o no equipo de trabajo, maximizar el rendimiento en las horas de las que disponemos, es algo que todos buscamos. La buena gestión documental te permite sistematizar ciertas tareas o procesos y, además, reflexionar sobre tu propia manera de trabajar.

Las conclusiones que saques te ayudarán mucho a probar nuevas formas de abordar tus tareas y encontrar soluciones más creativas.

2 – En este caso, sí puede ser tarde si esperas demasiado

Crear procesos como el de la gestión documental, es fácil cuando no hay demasiadas personas trabajando en equipo. 

Créeme, cuando llegues al punto de tener que pedir opinión a los demás, para establecer nuevos procesos, te darás cuenta de que cada persona tiene sus manías, su forma de pensar, etc. Y se vuelve más complicado (que no imposible) llegar a un acuerdo.

Además, si esperas a tener una situación como las de antes entre manos, te será prácticamente imposible pasar de 0 a 100 y volverte el más ordenado de la noche a la mañana. Y es que crear un sencillo proceso de gestión documental, implica, como te he adelantado, tener muchas cosas en cuenta.

3 – Si el tiempo es dinero, la gestión documental también

Pero no nos pongamos en lo “peor”, que ya sabes que soy bastante optimista por naturaleza… Aunque no haya ningún problema, ¿cuánto valoras tu tiempo?

Hablo al día con muchísimas personas que tienen negocios y una de las “quejas” más recurrentes siempre es la falta de tiempo: para cuidarse, para desarrollar nuevas ideas o proyectos, para estar con la familia, para llegar más lejos en sus objetivos…

Y me pregunto, si nos falta tiempo, por qué nos cuesta tanto priorizarlo. Es decir, si sabemos que llevar un sistema de gestión documental al día nos ahorraría tiempo y nos ayudaría a trabajar con mucha más calidad, por qué nos resistimos a hacerlo.

Así que, como ya sabes que lo que más me gusta es encontrar soluciones a tu medida que te sirvan, he dado con una que te va a gustar.

Crea un sistema de documentación eficiente en 7 pasos

En el despacho utilizamos un sistema, pero entiendo que tus circunstancias o necesidades no son las mismas. Por eso, decidí hacer algo que creo que te servirá, justo para ayudarte a pasar a la acción.

He analizado las partes de un buen sistema de gestión documental y armé una masterclass sencilla para controlar la documentación de tu negocio… ¡sin perder la cabeza!

A partir de esta masterclass gratuita, podrás crear un sistema sencillo, práctico y 100% adaptable a tu negocio.

Y además, incluye un par de recursos para crear procesos de forma consciente en tu negocio y que puedas organizarte e implementar en tu negocio lo que aprendas.

Si quieres ahorrar tiempo y optimizar tu trabajo, tener tu negocio bajo control y que no haga aguas a medida que crece, haz clic en este enlace y consigue acceso inmediato a la masterclass.

Ahora sí, ¿cómo dirías que es tu sistema de gestión documental?

¿Qué te gustaría mejorar?

Espero que este contenido te resulte útil y dejes de luchar contra la documentación para que tu negocio no se salga de control.